Les coûts des télécommunications augmentent et les entreprises doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour les réduire afin de rester compétitives. Il existe plusieurs moyens de réduire les coûts des télécommunications, qu'il s'agisse de réduire les besoins globaux en bande passante en consolidant l'utilisation de la voix et des données, ou de revoir les niveaux de service actuels offerts par votre fournisseur de télécommunications.
Identifier tous les coûts de télécommunications
Identifier tous les coûts de télécommunications
Tout d'abord, vous devez identifier tous vos coûts de télécommunications. Il s'agit des services de voix et de données, ainsi que des frais d'accès à votre système téléphonique professionnel ou à votre connexion internet. En outre, tenez compte de tous les services de tiers (comme un fournisseur de services en nuage) qui peuvent être inclus dans ces catégories.
Examinez ensuite la part de ce total utilisée pour les communications vocales par rapport à l'utilisation des données. Si possible, regroupez ces deux types de services en une seule facture afin de pouvoir comparer des pommes avec des pommes lorsque vous décidez de changer ou non de fournisseur - et, le cas échéant, lequel offre le meilleur rapport qualité-prix en fonction de ce qui est important pour votre entreprise (facilité d'utilisation ? fiabilité ? faible latence ?).
Enfin, examinez les niveaux de service actuels fournis par chaque fournisseur afin de ne pas avoir de surprises lorsque vous changerez de fournisseur !
Vérifier que la facture ne comporte pas d'erreurs
Vérifier que la facture ne comporte pas d'erreurs
Vérifier que la facture ne comporte pas d'erreurs.
Vérifier s'il manque des frais.
Vérifiez qu'il n'y a pas de doublons.
Vérifiez qu'il n'y a pas de réductions, surtout si vous avez un contrat qui prévoit une ou plusieurs réductions et/ou des services gratuits (par exemple, des appels gratuits au sein de votre réseau). Si aucune réduction de ce type ne figure sur votre facture, interrogez votre fournisseur à ce sujet ; il devrait être en mesure de vous confirmer si ces réductions sont en vigueur au moment de l'achat et ce qui se passera si elles expirent avant que vous ne renouveliez votre contrat.
Vérifiez que tous les codes fiscaux sont corrects afin de ne pas payer plus que nécessaire en raison de l'application accidentelle d'un code incorrect ! Il est également utile de vérifier si les taux de TVA ont changé récemment ; cela peut arriver assez souvent en fonction de l'endroit où vous vivez en Europe ainsi que d'autres facteurs tels que les changements législatifs liés au Brexit dans toute l'Europe."
Obtenez davantage de vos fournisseurs
Obtenez davantage de vos fournisseurs
Si vous ne savez pas quoi chercher, faites appel à un spécialiste des télécommunications. Il peut vous aider à trouver la meilleure offre et s'assurer que tous vos fournisseurs travaillent ensemble de manière efficace.
Il existe de nombreuses façons pour les fournisseurs d'offrir à leurs clients une plus grande valeur ajoutée :
Un bon fournisseur pourra vous conseiller sur la manière de tirer le meilleur parti de votre équipement actuel (par exemple, en le modernisant).
Un bon fournisseur offrira des services supplémentaires tels que des contrats d'installation ou de maintenance à des prix compétitifs.
Consolider l'utilisation de la voix et des données
Consolider l'utilisation de la voix et des données
La première étape pour réduire vos coûts de télécommunications consiste à consolider l'utilisation de la voix et des données. La voix existe depuis de nombreuses années, mais elle n'est pas aussi sûre et fiable que les données. Les données sont plus chères que la voix, mais elles offrent plusieurs avantages par rapport aux appels téléphoniques traditionnels :
Les données offrent une plus grande sécurité que les lignes téléphoniques traditionnelles, car vous pouvez crypter toutes vos communications à l'aide d'algorithmes de cryptage puissants tels que AES et RSA (Rivest Shamir Adleman).
Votre connexion de données est plus fiable qu'une ligne fixe traditionnelle parce qu'il y a moins de points de défaillance dans son infrastructure - pas de fils ou de câbles entre deux endroits, ce qui signifie moins de choses qui peuvent tomber en panne en cours de route ! Vous n'avez pas non plus à vous soucier de savoir si votre ligne téléphonique a été coupée par accident ; si quelqu'un coupe une partie du réseau, une autre partie prend automatiquement le relais, sans aucune interruption ! Cela facilite la vie de toutes les personnes impliquées dans la création de nouvelles entreprises, car il n'y a plus d'inquiétude quant à la perte d'accès après les heures de travail, comme c'était le cas auparavant lorsque tout était fait manuellement".
Utiliser les services Cloud pour réduire les coûts
Utiliser les services Cloud pour réduire les coûts
L'informatique dématérialisée peut être un excellent moyen de réduire vos coûts de télécommunications. Les services en nuage peuvent être utilisés pour réduire la largeur de bande, les coûts du matériel et les coûts des logiciels.
Les services en nuage sont le moyen le plus courant de réduire l'utilisation de la bande passante en utilisant l'internet comme centre de données au lieu de maintenir vos propres serveurs en interne. En hébergeant vos données auprès d'un fournisseur tiers, vous n'avez pas à vous préoccuper de l'achat d'équipements coûteux ou des problèmes de maintenance tels que la surchauffe des processeurs ou la défaillance des disques durs (sans parler des failles de sécurité). Vous n'avez pas non plus besoin d'employés qui sachent comment entretenir les serveurs - il suffit que quelqu'un sache quelle quantité de mémoire vive est fournie en standard dans un iMac par rapport à un iMac Dell !
L'utilisation de services en nuage pour les appels vocaux signifie qu'il n'est plus nécessaire de payer pour un téléphone ; il suffit d'utiliser n'importe quel appareil ayant un accès en ligne (et, de préférence, des capacités de chat vidéo intégrées).
Réduire les besoins globaux en bande passante
Réduire les besoins globaux en bande passante
Réduire les besoins globaux en bande passante
Utiliser un tuyau plus petit
Utiliser moins de bande passante
Utiliser une caméra à faible résolution
Utiliser un appareil photo de moindre qualité (si possible)
Veiller à ce que votre réseau soit sécurisé, robuste et fiable
Veiller à ce que votre réseau soit sécurisé, robuste et fiable
Veillez à ce que votre réseau soit sécurisé, robuste et fiable.
Cela peut sembler évident, mais il est important de s'assurer que l'infrastructure de communication de votre entreprise est protégée contre les menaces. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des pare-feu et des logiciels antivirus sur tous les ordinateurs, mettre en place un système de détection des intrusions, surveiller régulièrement l'activité du réseau, mettre à jour les logiciels, utiliser des mots de passe forts (qui ne sont pas partagés entre les employés), tester périodiquement les failles de sécurité, sauvegarder régulièrement les données, éviter autant que possible les points d'accès Wi-Fi publics (ou du moins ne pas transmettre d'informations sensibles par ce biais), chiffrer les fichiers sensibles stockés sur les appareils mobiles ou les ordinateurs portables à l'aide d'un logiciel de chiffrement tel que BitLocker Drive Encryption.
Examinez les niveaux de service actuels offerts par votre fournisseur de télécommunications.
Il est important de vérifier l'accord de niveau de service (SLA), les termes et conditions du contrat et le résumé du contrat. Vous voulez vous assurer que le fournisseur tient ses promesses.
La vérification de ces documents vous aidera également à comprendre quels sont vos droits en tant que client en cas de problème avec le service.
En outre, il est important que vous examiniez le programme de service actuel proposé par votre fournisseur de télécommunications, car il peut vous indiquer à quelle fréquence il effectue la maintenance de son équipement ou si des mises à niveau sont prévues à l'avenir
Il est possible de réduire vos coûts de télécommunications, mais cela nécessite un audit de tous les systèmes.
Un audit des télécommunications est la première étape de tout programme de réduction des coûts. Il doit être réalisé par un tiers indépendant, qui identifiera les domaines de gaspillage et d'inefficacité, ainsi que les possibilités d'utilisation plus efficace des ressources.
Vérifier que les factures ne comportent pas d'erreurs ou d'omissions.
Obtenez davantage de vos fournisseurs en négociant régulièrement avec eux de meilleurs tarifs, conditions et modalités - peut-être une fois par an ou même tous les trimestres si nécessaire ! Il peut s'agir d'obtenir des réductions sur l'achat d'équipements (tels que les téléphones), de payer moins pour les appels internationaux que vous ne le faites actuellement et de vous assurer que vos contrats permettent une certaine flexibilité lorsqu'il s'agit de changer de plan à court terme (par exemple, en raison d'une rotation du personnel).
La clé de la réduction de vos coûts de télécommunications consiste à identifier tous les coûts, puis à trouver des moyens de les réduire. Pour ce faire, vous pouvez revoir les services que vous utilisez, trouver de nouveaux fournisseurs ou consolider votre utilisation de la voix et des données. N'oubliez pas : il est possible de réduire vos coûts de télécommunications, mais il faut pour cela procéder à un audit de tous les systèmes avant de procéder à des changements.
